日々の仕事を効率よくこなす
「効率よく仕事をこなしているはずなのに忙しさが減らない」
「次々に降ってくる仕事が終わらずに不安を感じる」
仕事を多く任される立場になると、そんな気持ちを抱くことがある。
この記事では、仕事に追われる人が効率よく仕事をこなすポイントを伝える。
参考になれば幸いだ。
この記事を読むと
- 仕事の性質を知る方法が分かる
- 日々の忙しさに振り回されなくなる
可視化する
忙しさの正体は「見通しが立たない」ことだ。
終わりの見えない仕事や突発的な仕事は、精神的な負担が大きい。
これを解決するためには、仕事の全体像を認識すると良い。
そのための手段が可視化である。
具体的には言語化する・図式化することだ。
目で見える形に落とし込むことで、その仕事がどんなものなのか知ることができる。
相手の正体が分かるだけでも忙しいという感覚は和らぐ。
重要なのは「自分が仕事の主導権を握っている」という実感だ。
今抱えている仕事を全て紙に書き出してみよう。
分類する
次にそれらを分類する。
ここでは、一旦緊急性は度外視して、その仕事の利益と損失について目を向けよう。
利益と損失の対象は顧客に向けて考えよう。
我々の顧客にとってどれだけの利益を生むのか。
あるいはその仕事がないことによって顧客にどれだけの損失が生まれるのか。
この２点を意識して、仕事の重要度を判断しよう。
利益を生まない仕事は必要ない。
やらなくても損失を生まない仕事も必要ない。
重要度が判断できれば、それがそのままその仕事をやるべきかそうでないかの判断軸になる。
緊急性がある仕事が必ずしも重要であるということはない。
緊急ではあるが重要ではないとい場合も往々にしてある。
特に大きな組織では、慣例的に続けられている仕事というものがあり、顧客にとってではなく組織にとって重要かつ緊急という性質の仕事が存在する。
こういうタイプの仕事は、職員の人生を奪う。
この手の仕事は、無くしてしまっても大きな損失がない場合がほとんどだ。
形だけの仕事であるかどうかを見極めるためにも利益と損失に目を向けることが大切なのだ。
やるべき仕事にかかる時間を知る
次にやるべき仕事にかかる時間を考えよう。
どんな仕事であっても、必ず小さなパーツに分けることができる。
「何を」「どうやって」「いつまでに」達成すれば良いのかという観点で仕事を細分化していこう。
そして、分解した仕事にかかる時間を予測しよう。
どれくらい時間がかかるか分からない時は少しだけその仕事に手をつけてみよう。
進めてみると分かることが出てくる。
やり方を知るために少しだけ手をつけてみるのは有効だ。
膨大な時間がかかると分かった場合は、その仕事を適切に分散させることを考えよう。
チームで仕事をしている場合は、自分1人の手に余る仕事をチームで共有しない手はない。
これは、次の項目で述べるやらなくても良い仕事を委ねることにもつながる。
やらなくても良い仕事を洗い出す
重要度の低い仕事であるからといっていきなり無くしてしまうことは難しい場合もある。その場合は徐々に規模を小さくしていくか人に委ねることを意識してみよう。
徐々に規模を小さくしていく
最低限の労力でその仕事に取り組む。
敢えて小さな結果を生み出すことでその仕事の結果が持つ価値を下げてしまう。
その仕事が大きな価値を生まないことを結果から知らしめることに繋がる。
人に委ねる
その仕事自体をチームに分散させる仕組みを作る。
力をかけたくない仕事は、誰もがやりたくないと思っているものだ。
それでもやらなくてはならないことは、チームの力を借りよう。
一人一人の負担が減れば、自分の抱えるストレスも減る。
もちろん最低限の礼儀は必要だ。
逆説的だが、こういった文業の仕組み化は、チームの連帯感を生み出すことに繋がる。
まとめ
与えられた仕事のほとんどが分類できるものだ。我々の意識に不安や忙しさを生じさせるのは、見通しの立たなさである。コントロール可能であるという感覚を持てば、その不安や忙しさは和らぐ。ぜひ、仕事の性質を理解して心の平穏を手に入れて欲しい。