「早く終わらないかなぁ」
「時間がもったいないなぁ」
「これ、なんのための時間なんだろう」
ビジネスで組織に所属したことのある方の多くは、退屈な会議というものに遭遇したことがあるだろう。会社や組織に所属していると避けては通れないことの一つに「会議」がある。
やり方さえ間違えなければ、チームの生産性を高めることができる。
しかし、そうでない場合はチームの生産性を大きく落としてしまうことになる。
私自身、会議中のこの時間がもったいないと感じたことはこれまでに何度もあった。
参加メンバーの時間をイタズラに奪うだけの会議がなくなって欲しいという思いで、本記事を書いた。参考になれば幸いだ。
この記事を読むと分かること
そもそも何のために会議を行うのか
ダメな会議の条件
良い会議を作り出すポイント
なんのために会議をするのか
新しいアイデアがほしい
会議とはアイデアを生み出したりブラッシュアップしたりする場だ。自分とは別の人たちの発想を掛け合わせることで、一人では到底思いつかなかったアイデアに辿り着くことができる。自分一人で悩んでいたことが、人に相談したらあっという間に解決してしまうことがあるだろう。会議とはその営みを意図的に引き起こすことができる場なのだ。
提案を通したい
会議は自身の提案を検討してもらう場でもある。提案に向けた思いを語り、提案の方向性は正しいのか、具体的な取り組みは適切な内容になっているか、人の目を通すことで、提案の質がより高まる。
会議の前提
他人の人生を使っている
会議に参加する人たちは貴重な人生の時間を使ってそこに参加している。
自分から参加しているのであれば良いが、もし招集されて参加しているのならば参加に足るだけのメリットが必要だ。
人の知恵を借りる場である
会議に参加しているメンバーの知恵を結集させて結論を出すことが最も重要だ。
10人いれば10人が違う考え方・捉え方をする。
それらを駆使してより優れた結論を導くようにしたい。
ダメな会議の条件
終わりの時間が決まっていない
終わりの時間が決まっていない会議は最悪だ。
会議はおしゃべりの時間ではない。
結論や解決策を出すことが目的だ。
終わりの時間を決めていない会議はただただ生産性の無い意見交換になってしまうリスクがある。
参加者にはその会議以外にもやるべきことがある。
何事にも締め切りを設定する意識が必要だ。
資料を読み上げている
声に出して書かれていることを読み上げるのは完全に時間の無駄だ。
大抵の場合は黙って読んだ方がはるかに早い。
確実に伝えたい部分だけを読み上げて、あとは「お読みください」で構わない。
そもそも読み上げたところで多くの人は内容を覚えることなど出来はしない。
情報共有が不十分
話し合いをしたいのに、議題に関する情報が参加者に共有されていない状況は絶対に避けるべきだ。
例えば、Aという商品の売り上げをもっと高めたいという議題の場合は、まずこれまでに実践された方法を伝えなければならない。
分かっている前提で開始される会議は、参加者の発言が無駄になるリスクが非常に高い。
「今ここまではできている」→「ではこれからどうしようか」という土台づくりをしっかりと行おう。会議の前に資料を配って目を通してもらえるのがベストだ。
それができない場合は、多少時間がかかっても、土台となる情報共有は丁寧に行おう。
参加者が多すぎる
会議は参加者の発言が非常に大切だ。
一度も発言しなかった人を作らないために、会議に参加する人数はよく考えなければならない。
参加者が20人もいるのに「会議」とうたっているのなら、それはもう「集会」だろう。
黙ってその場で耐えているだけの人を生み出してはならない。
全員がなんらかの形で参加できる工夫が必要だ。
司会がリーダーシップを取れていない
会を取り回す人が弱腰ではいけない。
参加者の勝手な発言を許したり、ズレた意見を修正できず会議を迷走させたりしてはいけない。
会議が始まると同時に、その会議が何を目的としているのかを全員に説明するとよい。
そうすることでズレた発言があったときに、目的に立ちかえるように嫌味なく方向修正ができる。
話し合いの途中経過が見えない
会議の時間が長くなってくると起こりやすい。
進行状況が確認されないと、参加者の間でも認識のズレが生まれる。
初めのうちは些細なズレでも時間が経つにつれてどんどんズレは大きくなってくる。
司会は会議の状況を見えるようにしたり、進行状況を確認したりすると良い。
参加者が暴走する
参加者が悪いと言いたいわけではない。
様々な要因から今適切な言動や意見がわからなくなっている参加者が発生する状況のことを指す。
そしてそういった参加者の発言・意見を暴走と定義する。
ズレた発言をしていることを伝え合えるムードを作らなければならない。
そもそもそういった類の参加者を生み出してはならない。
会議に参加するメンバーは全員が同じ立場であるという認識がとても需要だ。
ゴールが定まっていない
何をもってしてこの会議が終わるのか。
この会議ではこれが決まればOKという基準が明確に示されないのならば、その時間が無益なおしゃべりになってしまう可能性が非常に高くなる。
提案がない
信じられないかもしれないが、こういうことが時々起こる。
話し合ってほしいことに対する方向性が示されず、漠然とした議題だけが打ち上げられる状況だ。
例えば「〇〇についてどうしたら良いと思いますか」などの議題だ。
これは提案に中身が無いことよりもずっとタチが悪い。
せめて「解決策としてはA案・B案・C案があるのですが推しはA案ですので、これで良いかどうか検討していただきたいです」などのように比較対象を示そう。
比較ができると人の思考は活性化する。
また、検討の方向性が定まることによって新たな解決策や良いとこどりをした案が出る可能性も飛躍的に高まる。
価値ある会議にするためにやるべきこと
参加者を同じ土俵に上げる
参加者全員に適切に情報共有をして、同じ立場から意見が言えるようにしよう。
話し合いの前に資料共有をしよう。
それができない場合は、資料に目を通す時間を作ろう。
終わりの時間を決める
これだけは必ず決めて欲しい。
これが決まっていない会議は最早会議とは言えない。
会議にかかる時間は30分程度が理想だ。
どんなに長くても１時間で切り上げたい。
目的を明確にする
この会議が何を目的としているのかを初めに伝える。
そもそもなんのための会議なのかをはっきりさせることを忘れずにいよう。
アイデアを伝え検討する
A,B,C案を示し、推しのA案を理由とともにさらに推す。
比較対象を用意することで人の思考は加速する。
参加者の暴走を許さない
今何を行って良いのか分からない人を作らないように会議を運営しなければならない。
こまめに進行状況を確認したり、会議の進み具合を目で見えるように整理したりしよう。
参加者の思考を借りる
参加者はものの見方がそれぞれに違うということを知っておこう。
違うからこそ多面的な発想が掛け合わさって、質の高い答えが得られるのだ。
拡散と集束を意識する
意見をたくさん出す場面とそれらをまとめ上げていく場面を作ろう。
拡散から集束という流れを意識しておくだけで、会議の質は格段に高まる。
情報共有のバランスを考える
伝えるべきこと・伝えないでも良いことはよく吟味しよう。
情報不足はもってのほかだが、情報過多で思考が止まってしまうことも良くない。
参加者の状況に合わせて、提供する情報量を調整しよう。
ゴールを明確にする
会議のゴールを明確にしよう。
その会議での結論が絶対ではない。
しかし、何かしらの行動につながるような結論は出すべきだ。
何をもってしてこの会議を終わりにするのかを初めに示しておこう。
アクションプランを決める
いつまでに誰が何をするのかを決めよう。
実はこれが見落とされがちだ。
会議で方策を出したことに満足し、実際にその方策を実施する人や期間・期限などを決めないことで、会議の内容や時間が無駄になってしまうことは避けなければならない。
まとめ
生産性を高めることが目的で行うはずの会議が目的を見失って形だけになってしまっているのは本当にもったいない。
会議は、やらずに済むのが一番良いのだが組織の運営においてはどうしても必要な状況がある。
人の思考と人生を貸して頂くという意識でのぞむことが意義ある会議をつくる根幹なのだ。
人という資源を丁寧に扱うということも含めて、「会議」の意味や必要性を見直すきっかけにして欲しい。